تقييم الموضوع :
  • 0 أصوات - بمعدل 0
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
نظم إدارة الوثائق الرقمية: مكتب بــلا أوراق
#1
من الصعب أحياناً استيعاب ضخامة الانفجار الحاصل للبيانات التي يتم إنشاؤها من قبل البشر في هذا الوقت القصير نسبياً و منذ بدأت الحوسبة. وفقا لبعض المحللين، في عام 2013 تتوالد كل يومين نفس الكمية من البيانات التي شهدها التاريخ البشري قبل 10 سنوات، والذي كانت ما يقرب من 5 مليار غيغا بايت. الأكثر إثارة للدهشة، أن التقديرات تشير إلى أنه بحلول العام المقبل، سوف تتوالد نفس البيانات كل 10 دقائق. (على المستوي الشخصي أغمض عيناي فربما استوعب)

سيناريوهات الاوراق المتكدسة: تجربة مشتركة

كلنا يدرك كيف يحصل ذلك في العادة. أولا هناك اثنين، أنت والعميل. كل شيء واضح وضوح الشمس، حيث الاتصال مباشر والعلاقات ودية، و لا توجد مشكلة في التعامل مع بعض الوثائق بين الحين والآخر. ثم تأتي مرحلة البدء في كسب المزيد من العملاء وتوظيف المزيد من الموظفين. تصبح الأمور أكثر تعقيدا. تحتاج إلى تخزين المستندات والملفات في مكان ما – وإلا سيقوم موظفيك بإرسال نسخ احتياطية من الوثائق لا تعد ولا تحصى لبعضهم البعض، وقد يقومون بإنتاج الوثائق نفسها مرارا وتكرارا من الصفر لأنهم لا يعرفون أنها موجودة بالفعل. وهلم جرا. النتيجة: الكثير من الجهد والوقت الضائع الذي تدفع انت ثمنه. ومن ثم النفقات تتزايد والأرباح تقل. في نفس الوقت، أنت تحتاج لتخزين المعلومات عن العملاء في مكان ما مثل تفاصيل الاتصال، وأعياد الميلاد، وثائق يرسلونها لك، وغيرها.هذا يعني مزيد من الملفات, مزيد من الوثائق والتي قد نتوه في جوانبها وننفق ساعات في البحث عن ملف Word أو صفحة انترنت htm مخزنة وسط كم من المجلدات Folders ضمن أقراص التخزين الصلبة (الهارد ديسك) . وكلما زاد عمر المؤسسة وفي ظل استخدام العديد من المؤسسات النظم اليدوية التقليدية فى حفظ واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات، من الطبيعي ظهور العديد من المشاكل المتعلقة بتنظيم إدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التى يمكن أن يتطلبها نظام العمل فى المؤسسة. ومن هنا تبدأ أفكارك تتحول إلى التوجه الي نظم إدارة الوثائق. وكلما كان القرار والتوجه أسرع كلما سارعت بتحقيق ميزة تنافسية.

http://maktabeyoonblog.naseej.com/2013/02/26/
الرد }}}}
تم الشكر بواسطة:


التنقل السريع :


يقوم بقرائة الموضوع: بالاضافة الى ( 1 ) ضيف كريم